Los tableros de control y la planificación son herramientas importantes en cualquier industria. El negocio de granos no es una excepción.

¿Por qué son importantes?

Hay muchas explotaciones a las que les va bien y ni siquiera conocen estos conceptos.  La respuesta es clara. Sin estas herramientas se puede sobrevivir e incluso se puede alcanzar el éxito a cierta escala pero resulta muy difícil crecer. Podemos tener la situación más o menos controlada en una operación concentrada en algunos campos pero qué pasa cuando queremos manejar de la misma forma decenas de miles de hectáreas dispersas en múltiples establecimientos. Las opciones son resignarse a perder el control progresivamente o comenzar a implementar las herramientas que utilizan las grandes empresas, entre las cuales los tableros de control y la planificación ocupan un lugar destacado.

El concepto de tablero de control va mucho más allá de presentar números en una forma visualmente atractiva. En esencia, su filosofía radica en aprovechar todos los datos disponibles (que son más de los que creemos) para producir información valiosa que se encuentre al alcance de quien la precise en el momento oportuno, ya sea el operador de un campo, el jefe de logística o el comité de dirección de la empresa.

Armar un tablero de control significa diseñar un modelo de información adaptado al usuario. Implica identificar las fuentes de datos (contables o extra contables), desarrollar las transformaciones necesarias y presentar los resultados en una forma clara y amigable. La buena noticia es que cualquiera puede hacerlo. No es necesario implementar una costosa herramienta de business intelligence. Mucha gente no sabe que con Excel o simples aplicaciones de uso de gratuito es posible conectarse a una base de datos, construir queries y generar reportes dinámicos.

Lo más importante no es la tecnología sino conocer nuestro negocio. Esto nos va a permitir definir los indicadores que precisamos para medir el cumplimiento de nuestras metas (los llamados key perfomance indicators o en forma abreviada, KPI).

Podemos armar distintos modelos de información según su finalidad.   Uno más estratégico puede servir para mostrar los KPI que le interesan a la Dirección (renta sobre capital invertido, rendimiento por establecimiento y cultivo, etc.) Otros más operativos pueden servir para medir el avance de la siembra o la cosecha, o para  seguir el cumplimiento de los contratos de comercialización.

En  síntesis, el tablero de control aparece como una necesidad más o menos evidente cuando nuestro avión gana altura y velocidad y ya no podemos seguir volando sin instrumentos.

Algo parecido sucede con la planificación. En una empresa PYME es muy difícil encontrar un proceso de planificación en funcionamiento. En cambio, para las empresas grandes la planificación es casi un principio sagrado.

La planificación debe entenderse como la definición de una situación proyectada a la que queremos llegar. Su propósito no es predecir el futuro sino coordinar los esfuerzos y las expectativas de todos los participantes en un mismo sentido. Por eso se dice que la planificación debe plasmar la estrategia definida por la Dirección. Es decir, el camino elegido para llegar a nuestro objetivo de negocio entre todos los caminos  posibles.

La relación entre ambas herramientas es muy estrecha. El proceso de planificación asigna valores proyectados a las variables que componen nuestros tableros de control.

Cuando hablamos de planificación, nos referimos a diferentes modelos y horizontes de proyección que deben articularse entre sí. A alto nivel, tenemos el plan de negocio dirigido a los inversores o accionistas. A nivel central, encontramos el presupuesto económico y financiero para la campaña o el ejercicio contable. Por último, resulta necesario proyectar a corto plazo el flujo de fondos o cashflow para dar soporte a la gestión financiera del día a día.

Espero que estas líneas alcancen como una primera aproximación al tema y que sirvan de disparador para que las empresas de granos se animen a profundizar su conocimiento de estas valiosas herramientas y cómo pueden ser aplicadas a su situación particular.